タスクは名付け方ひとつで進むようになる

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おはようございます、みゆきちです。

部署異動してからというもの、業務内容ががらっと変わったため仕事のやり方も異なり、タスクの整理を色々しておりました。

ようやく、全く余力がないところから、なんとか事故は起きない確信は持ててきたところですかね。。。

新しい環境って、やる作業そのものが難しいというよりも、「分からないことが多くて固まる」事象の方が大きいですよね。

もはや何から手をつけていいか分からなくて、「分からないことあったら聞いてね」と微笑んでくれる女神同僚がいても、愛想笑いで固まりながら「何が分からないのかわからんのです」と心の中で絶叫して折角差し伸べられた手を掴み損ねたりするじゃないですか。

この気持ち分かるだろう?

迷子になりそうなとき、着実に一歩ずつ進めるには、「タスクの名前を変える」ことが有効だったりします。

自分の状態を把握する

異動2週目の私の状態だと、

「タスクとして何をやらねばならないか」は分かっても、

「タスクを完遂するための具体的手順が分からない」

が行動を阻んでしまっておりました。

例えば、、、

「引き継ぎを完了する」

というタスクがあり、かつ優先的に行わねばならないことは分かった。

しかしながら、

・どこに何があるのか分からん:必要資料、過去のデータ、経緯などなど

・優先順位が分からん:重要度、影響度、緊急度、納期の適正値などなど

・全体把握をするために適切な行動が分からん:本当に今これをやってて大丈夫?

・誰宛が適切なのか分からん:内容によって変えるべき? toとCCはこれでOK? それは何基準で判断か?などなど

そしてまた固まるというループ…!!

これ、タスクの名前が悪いんです。

具体的な「動詞」にまでタスクを落とし込む。

一年近くタスク管理と向き合って一番身になったのは、「タスクに対して、適切な名前をつける」ことかもしれません。

「引き継ぎを完了する」では、具体的な行動が見えないんですね。

どういうことかというと、

・まずは何をやらねばならないのか? を、都度考えないといけない

・それはいつまでにやらねばならないのか? を、管理しないといけない

・何を、いつまでに、どうやって、を全て覚えておかないといけない

といったストレスが、「引き継ぎ完了」のタスクを認識するたびに発生するんですよ。

そんなストレスがちまちまと発生するとどうなるかというと、

先送りにするんですよ。。。

詳細はタスク管理の滝川師匠に譲るとして。
タスク管理でタスク名をつける時にあなたがすべき3つのこと

適切なタスク名とは、ゴールである大きな「タスク」を分解して、

具体的な行動ひとつひとつまで落としこんだ「動詞」こそが「よきタスク名」なのです。

新しい環境における「よきタスク名」とは

そしてね、私、発見をしました。

異動や転職といった新しい環境におけるタスクにも、名付けかたのコツがありました。

ポイントになる動詞は、「聞く」です。

やるべきタスクをどれだけ並べて、優先順位を把握することに務めるよりも、

「**さんに、▲▲の件を<聞く>」

これが確実に一歩ずつ前に進めるコツです。

そりゃね、こちらも新卒ちゃんじゃないからさ。

聞けること聞けないこと、一旦調べてから聞けというのは道理なんだけどさ、

私も最初は「▲▲の件を<調べる>」というタスクにしてましたよ。

でもな、でもな、、、、

弊社業務のマニュアルはググっても出てこねーんだよ!!!!!!

対人業務なんて明文化されてないことも多いんだよ!!!!!

10分調べる間に、30秒で聞いて終わることのほうが多いんだよ!!!!!!

細かい機微まで誰が読んでも一目瞭然☆

なんていう引き継ぎ資料の方が少ないと思うんだよね。。。

5秒後に聞いても、30分後に聞いても同じなら、

△社の定例ミーティングの議題を確認するために××さんに「聞く」

必要な資料を揃えるために効率のいい社内の保管ファイルを「聞く」

通常使っているフォーマットを「聞く」

もうね、聞きましょう。

こんなこと、、、と恐れる時間を1秒でも減らしましょう。

1分調べてわからないことは、多分10分調べてもわからないし、

5秒後に聞いても1時間後に聞いても同じような顔されるから。

そして業務を、一刻も早く、前に進めていこう!

冒頭登場の女神同僚だけでなく、隣の席には OJTという名の慈母神がおわしまして。

「聞かずに進めてやり直しやミスが生じる方が大変なので、すぐに聞いてほしい」

というありがたい言葉を賜りました。

その気遣い溢れる提案と行動の促し方、ぜひに学んでいきたいしちゃんと聞きます!となったよね。

新しい環境って、通常より失敗や手違いや、質問することによる関係悪化などをすごく恐れてしまうのです。

神同僚に囲まれてここまで言ってもらってもなお、「聞く」タスクを入れないと、調べ物であっという間に時間がすぎたり、処理事項が先延ばしになったりするわけです。

だいたい相手への気遣いで聞けない優しい方が多いと思うので、そんなときは一度胸に手をあてて考えてみるのです。

この場で教えてもらう3分と、想像で聞かずに動いて間違っていたときに失う30分、どちらのほうが他者の時間を奪いますか?

それなのになお、聞けないのはなぜなのか?

恥ずかしいと思っているからでは?

それによって業務が滞り迷惑を被るのはだれ?

ということは、「聞けない」は本当に「他者への気遣い」なのであろうか???

くっ、、、聞くのが申し訳なくて簡易10分自己分析をしたときの新しめの傷がいたい、、、!!!

もちろん、

「聞くべきことを洗い出して<まとめる>」

というタスクは別途作成したんですけどね。

というわけで、仕事が前に進まない時、新しい環境のときにおこなる「タスク管理のコツ」でした。

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投稿者プロフィール

みゆきち
みゆきち
妊娠7ヶ月目プレママ|元大手転職エージェント→現HR業界営業の人|第12回キャリアコンサルタント合格|転職・キャリア情報を発信しつつ、ココナラでキャリア相談受付中|リアルに根ざしたキャリコンになるぜ|キャリア相談はこちら→http://bit.ly/2zoFBwR その他お問い合わせはこちら→miyukichi314.mail@gmail.com