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こんにちは、みゆきちです。
今週になってから急激に定時で帰れるようになったので、何を変えたのか今のうちに備忘録しておきます。
ちゃんとパソコンも置いて帰ってるよ！
通勤往復の鞄が軽いだけで気持ちが違うよね。。。
タスク管理の振り返り
よく時間が取られているものを改めて確認
割り込みが増えて、中身は電話対応が多い
業務内容が代わり、メール処理も時間としては約3倍になった
業務そのものをなくす
・メール処理は基本的に内勤に回す
転送＋対応よろしくお願いします、でOK
売り上げ数字に関わる話、交渉が必要な話、具体的な提案が必要な話は外勤の自分受け持ちとしてタスク化。
どっちかというと、内勤とのコミュニケーションや、自分が外勤として直に得てる情報共有だったりに定期的に時間使うほうが、任せたときの阿吽レベルが向上し、中長期的には顧客含めてみんな幸せ。
内勤のほうが、動きが不規則な外勤よりも対応スピードも早いしな。
・割り込み電話の排除
これ今回一番のインパクト。
電話は基本留守電にする！
外出が多く電話出れないし、内容を内勤と共有できるとどちらかが対応できるようになるのでお互いに良いです！と顧客には説明。
即対応しないの悪いかな～と思ったんだけど、急ぎの場合は留守電残すしメールも来る。
そして電話に出なかったからといって売り上げが落ちるわけでは無い確証も持てたので(電話内容を振り返ってざっくり仕分けした)、特にここ１週間問題も起きておらず、この施策は継続！
確実に対応してほしいことについては、互いに余裕を持った期日にしましょうを前提として顧客と話し合いました。
ルーチンタスクは２回に分けて対応
・ルーチン入力物は期限の二日前から2回に分けて対応する
新部署の入力物の多いこと、、、
最初はかかる時間をはかって、実績分の工数時間を確保してたんですが、結構重いし予定追加されると対応できないしそして残業へ…。
というわけで、週次締切があるものは２日に小分けしてルーチン化することで解決。
業務に慣れてきた
身も蓋もないけど大きいw
・今日じゃなくてもいいタスクが分かってきた
ようやく業務一巡して、何がどうどこに影響し、どのレベルの影響度合いなのか分かってきた。
今日じゃなくても大丈夫！！と自信持って言えるようになってきた。
基本、今日やらないと死ぬものだけ対応するスタイルで生きています。
・不安マネジメント
だいたい不安感からパソコンを持ち帰るわけですよ。
そんなときは、不安は書き出して対処法を具体化する！
どの状態の時にどうなるか、ある種「最悪の想定」まで行う！
私の場合は最悪、スマホで外からぽつぽつ対応すればいいし、何か起きてないか不安で気にするくらいなら、会社メッセンジャーは定時後も通知オンにすることで妥協案とした。
何かあったら連絡くるから、大丈夫！！！
定時後に起きた案件で翌朝までに対応しないと詰むことなんでほぼないし、そもそも定時後に起きたのであれば翌日業務であるため私の責任範囲ではない。(自分起因の問題ならまだしも、そしてその場合は連絡くるやろ…)
会社アクセス権限が必要なレベルの業務が確実に残っているなら、それは普通に残業して終わらして帰るべ！しゃーない！
もうね、本当に定時後で何か炎上したら、家でPC開くんじゃなくて、残業の申請出して会社戻って作業しますわ。
…と、すげぇ警戒した「最悪」まで想定すると、「この場合こうする」に行き着いたので、安心してパソコン置いて帰る境地に至りました。
あれな、まとめると、私はまだ起きてもいない”炎上したら”を警戒してるんだな。
書き出すと見えてくるので自分の気にし具合に照れちゃうよね、はずかしっ！
この辺も、業務に慣れるまでは「どのくらい影響出るか」が分からず不安だけ大爆発するので、仕方ない期間だったかなーと思います。
有限な時間とパワーはかけるべきことにかけよう
今回、ざっくざくとタスクのリストラと外注図ったことで、「本来時間とるべき」ことも見えました。
善きこと！！
時間もですがエネルギーも有限なので、投資対効果の意識を持ちながらいきましょー。
合言葉は「最低限の時間とパワーで、最大の効果を」でございます。
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