「引き継ぎ」における業務効率化のコツは、テンプレ/リストラ/期限切りである。

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新年度。新しい季節。新しいメンバー。そう。。。

引き継ぎ業務が盛りだくさんな季節になりましたね!!

人材業界特有なのかは知らんですが、流動性が高い上に採用するときはガンガン新規中途採用をしたりするからか、ものすごく引き継ぎが多いんですよね。

ただでさえ慌ただしい年度明けにおいて、もう自分の担当では無い仕事はさっさと後任に引き継いで一刻も早く手を離したい一方で、雑な引き継ぎをして後に禍根を残したりフォローや火消しに回ったりする本末転倒は避けたいですよね。すげえわかるよ!!!

というわけで、本日はリアルタイムに行なっている引き継ぎ業務の効率化技をお伝えしようじゃないか。

何はともあれテンプレを入手しろ(引き継ぐ編)

前任に下記の共有を要求しましょう。

  • よく使うメールテンプレ
  • よくアクセスするフォルダ
  • 確立した関係者がストレスのない慣れ親しんだ業務フロー
  • 役に立つ参照資料一覧

車輪の再発明をしている余力はないのだ。

「実務においてどのように使っているか?」

をイメージ湧くまで引き継ぎ時に聞いておくとよろしい。

前任が作り上げたええ感じのものは全てごっそりそのまま使いましょう。

そんで新しい担当関係者やテンプレ各種は即時に登録反映させましょう。

テンプレがあると間違えなくなるので、不安感が減少して仕事に対するストレス下がるんだよね。

 

やらなくても影響の少ない業務をリストラしよう(引き継ぐ編)

担当が変更になる。

それは「今までやっていた形式」を改善する良い機会でもある。

うまく回ってるものは変えなくて全然いいんだけど、「ぶっちゃけこれやってもやらなくても影響なくね?」という、瑣末な業務を把握しましょう。

前任としても、「これはやらずに済ませたいな、、、」と思いつつ、今までずっとやっていたので急にやらなくなるのも不自然だし言い出すよりやってたほうがいいかと惰性で行なっている形骸化した業務の一つや二つは必ずあります。

この際だから素知らぬふりしてフェードアウトしましょう。

本当にどうしても必要な業務だったら関係各位から催促なり依頼なりがくるはずですし、影響度のない業務だったら「あ、言われてみれば」くらいの記憶の遠い片隅に飛ぶので、なし崩しに無かった業務として葬り去ったり、頻度や重みを減らしながらやはりなし崩しに無かった業務として葬り去りましょう。

やらずに済ますのが一番の効率化なんだよ☆(いい笑顔)

 

後任への引き継ぎは、関係者に対して「期限切り」をしよう(引き渡し編)

自分の担当業務を後任に引き渡すときにも効率化は必要。

重要なのは、後任が完全に自分で回してもらう時期の「期限切り」である。

これをしておかないと、教育担当でもないのにずるずると後任のフォローに回ったり、問い合わせが自分に来ちゃったりする。

とはいえ、「明日から全部後任に言ってね!私はもう担当じゃないんで!」というのも、なんというか、後々炎上が起きる気配するよね。

そういうときはね、下の文章をコピペの上、引き継ぎ期間に応じて加筆修正しながら使ってくれ。

「各種ご依頼に関しては、○月◯日より新担当に完全移行させていただきます。
それまでは今まで通り私にご依頼いただければと存じます。」

…と、引き継ぐ顧客などの関係者には表向き伝えて【期限切り】と【安心感】を両立させつつ、当人の見えない社内において、素早く着々と後任へ業務移行をしていくと良いのだ。

営業だったりすると「ご挨拶が済むまではフォローしつつ…」とかやりがちなんだが、年度明け皆忙しくてちゃんとした挨拶できるの後ろ倒しになったりして、「正式な引き継ぎ」までに数週間かかったりその間のフォロー業務増えたりザラだからな!?(何かあったらしい)

 

まとめ

  1. 上手くいってることは踏襲するために、前任からはテンプレ類を全て引き出しましょう。
  2. 担当が変わるのはいらん業務を葬るチャンス! やらずに済むことこそ一番の効率化なんやで。
  3. お客さんへの見え方と実態は違くていいので、移行期限を切って、内側ではもりもりと引き継ぎを進めていきましょう。

 

今日のつぶやき

聞いてほしんだけど、今期の私は担当クライアントの全てを引き渡し、全て入れ替えでクライアントを引き継ぐからね。

この新陳代謝の良さは何!?まっさらよ!!??

というわけで、残業削減に向けたまっさらスタートは3回目となりまして、今までの総集編としてタスク管理と業務ルーチン構築スキルが試されてたタイムアッタク形式なのねっ!と挑むような感じで淡々と、しかしゴリゴリと業務改善進めてまいりまーーす。

前回の異動時は7週間で達成したので、大型連休前には余裕で残業0達成させたいですわね。うふふふ。

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投稿者プロフィール

みゆきち
みゆきち
妊娠7ヶ月目プレママ|元大手転職エージェント→現HR業界営業の人|第12回キャリアコンサルタント合格|転職・キャリア情報を発信しつつ、ココナラでキャリア相談受付中|リアルに根ざしたキャリコンになるぜ|キャリア相談はこちら→http://bit.ly/2zoFBwR その他お問い合わせはこちら→miyukichi314.mail@gmail.com