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残業ゼロは環境が変わっても再現できる
チームが変わったり、異動したり、担当顧客ががらっと変わったり、つまりは大きな環境変化があったときって、どうしても残業が膨らみがちですよね。
3四半期連続で上記のいずれかを経験しながらも残業ゼロに毎回持ってきているみゆきちが、環境変化直後に気をつけている「早期残業削減のコツ」をまとめますよ。
私、、、頑張ってるな、、、涙
自分の担当はさっさと引き継いで手を離す
異動にしろチーム変わるにしろ、そんなのは数週間前から分かるわけですよ。
引き継ぎを受けることも多いでしょうが、相手に引き継がなきゃならんこともありますよね。
もうね、異動とか見えた時点で引き継ぎ準備スタートです。資料まとめに入ります。
最初の1回目はフォーマットも作れるといいですよね。
それでも、後から「これ聞いておけばよかった（引き継ぎ受ける側として）」とか、「引き継ぎ後もこの質問されて時間取られた（引き継ぐ側として）」などを今まで経験していると思うので、「フォーマット」は気づきがあった時点で随時項目をアップデートしておくのです。
あとは必要項目を埋めるだけの作業になりますので、引き継ぎ資料の作成は最低限の時間で済むはず。作るときに悩まなくて済むし。
そして引き継ぎ先が決まったら、すぐに相手の時間を押さえて、先に資料だけ送って「目を通しておいてね♡」とお伝えし、質疑応答と口頭補足という時間圧縮をした引き継ぎ時間にするのです。
引き継ぎが終わったら、すぐにでも相手に実務を任せましょう。
自分の手元から業務を早く離すために、早い段階で相手の時間を押さえる。
引き継ぎ時間を短くするために、資料については先に読んでおいてもらい、「説明時間」を省く。
引き継ぎ後の質問を最低限に押さえるために、手元に残せる資料は「痒い所に手が届く」項目を作っておく。（むしろ質問は引き継ぎ時間にしてもらうよう誘導！）
自分がやってきた仕事だから少々後ろ髪引かれるのは分かる。しかし残業削減にはドライな心も必要なのである。引き継ぎ後は早々に全権委任しましょう。
後ろを振り返っている暇はないわ、前を向いて突き進むのよ！！
今までのルーチンフォーマットはそのままに、リンク先や中身だけを変える
使える型は残しておきましょう。
ゼロから新しく仕組みをつくったけれども、それ過去に開発ずみだったじゃーん！ていう事態を避けるためです。
これを車輪の再発明というらしい。便利だけども、すでに、あった！！！という。
私の場合、タスク管理は「タスクシュートクラウド」を使っているんですが、環境変化してもルーチンの「やること」「やる時間」はほぼ変えずに、飛び先の資料リンクなどを入れ替えるだけで済ませています。
今まで当該ルーチンで残業ゼロを保てていたということは、成功事例として変えなくていい部分だと思うのよね。違和感があったら変更すればよしだし。
前任のやり方を踏襲しすぎない
「担当変更」は悪習を断ち切るチャンスでもある。
今回の引き継ぎで静かにぶちぎれたのが、「定時後に定例の会議を設定している」ことだったのよ。
てっめえ、、、それ、物理的に俺の定時帰宅ができないじゃねえか、、、！！！！（帰りたい欲求がすごい）
最初からバチコーンと時間ずらしたり、無くしたりすると色々と面倒なので、毎週を隔週開催にしたり、訪問をウェブ会議に切り替えたり、1時間を45分・30分で切り上げたり、そうこうしているうちに会議内容の議題が絞り込まれていって、「この時間で30分にしません？」という提案を良きタイミングで行うなどするのだ。
考え尽くされた最善策として動かせないもの・変えられないものもあるかと思いますが、こちとら「定時で帰りながらも結果を出すこと」にかけては鬼の勢いで改善案出しまくるパーソンなので、前任時から「これがベスト」にはなかなか行き遭えないものなのである。
担当変わったタイミングでいい感じにしていきましょう。
まだいくつかあるけれど
さて、ここまでの文章で25分経過したので、残りの下記お題はまた今度。
- やった方がいいことはやらない、やらないと致命傷を負うことを厳選してやる
- 何はともあれ単語登録
- 何はともあれルーチンで使うお気に入り整理
- MacPCで使える業務改善効率に使える拡張ツール
もうね、しばらく定時で帰ってるとね、残業とか無理な体になるから。戻れないから。
今回もさっさとルーチン化するぞー。おー！！（4回目）
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